Czego o produktywności możesz nauczyć się od licealistów?

Posted by in Rozwój

Prokrastynacja już dawno przestała być chorobą. Dziś to normalność. Większość ludzi zmaga się z niską produktywnością, odkładaniem zadań na później, niskim poziomem motywacji.

Problem szczególnie dotyczy studentów, freelancerów i ludzi pracujących na własny rachunek, ale wśród pracowników etatowych też zdarzają się okresy rozleniwienia, albo braku energii do działania.

Tymczasem pewna grupa ludzi świetnie radzi sobie z natłokiem zadań. Tą grupą są licealiści.

Ostatnio uświadomiłem sobie, że w liceum robiłem mnóstwo rzeczy, rozwijałem się w kilku obszarach i jeszcze miałem czas dla siebie.

Poza tym, że spędzałem 6-8 godzin w szkole, to jeszcze trenowałem tenisa stołowego, grałem w gry komputerowe, zaczynałem swoją przygodę z bieganiem, oglądałem TV, czytałem więcej książek, chodziłem na imprezy, zdarzało mi się coś upiec lub ugotować, pomagałem rodzicom w domu, odrabiałem lekcje, grałem w piłkę, pisałem artykuły, dorabiałem sobie w weekendy, brałem udział w olimpiadach przedmiotowych i do tego jeszcze kończyłem rok ze świadectwem z wyróżnieniem.

Pomimo tego wszystkiego, wciąż miałem czas dla siebie, a życie ogólnie było znacznie prostsze.

Pomyśl o sobie z czasów licealnych. Zakładam, że Twoje życie wtedy wyglądało podobnie.

Faktem jest, że większość licealistów potrafi znaleźć balans pomiędzy szkołą, korepetycjami i zajęciami dodatkowymi, a rozrywką, sportem i czasem wolnym.

Jeśli masz problem z produktywnością i work-life balance, to zobacz, czego możesz nauczyć się od licealistów.

Jeśli jesteś licealistą, pielęgnuj poniższe nawyki, aby uniknąć pewnych błędów w przyszłości.

Spakuj się dzień wcześniej

Zdarza Ci się, że rano nie możesz czegoś znaleźć? Denerwujesz się, bo zapomniałeś przygotować prezentacji na dzisiejsze spotkanie? Szykujesz się w biegu, a może nawet spóźniasz na autobus?

Przygotuj sobie wszystko dzień wcześniej, wieczorem. Unikniesz stresujących sytuacji i poranek zacznie się dużo lepiej.

Licealiści pakują plecak wcześniej, żeby rano nie sprawdzać, czy praca domowa została odrobiona, czy strój na WF nie jest jeszcze w pralce.

Ty też powinieneś!

Chcesz rano poćwiczyć? Uszykuj sobie karimatę i dres.

Zamierzasz pracować zdalnie? Posprzątaj biurko i zrób listę zadań.

Wychodzisz na spotkanie? Wyprasuj koszulę i sprawdź, czy masz wszystkie dokumenty w torbie.

Idź spać przed północą

Kilka tygodni temu postanowiłem przestawić swój zegar biologiczny z trybu nocnego marka na tryb rannego ptaszka. Zawsze usprawiedliwiałem swoje późne wstawanie, pracą do późnych godzin nocnych.

Ale powiedzmy sobie szczerze: praca o 2:00, czy o 3:00 jest mało produktywna.

Licealiści dają radę stawiać się codziennie na 8:00 w szkole. Sam w czasach licealnych, zwlekałem się z łóżka o 6 rano i chociaż nie było to najprzyjemniejsze, nie stanowiło większego problemu.

Okazuje się, że jeżeli położysz się przed 24:00, spokojnie obudzisz się o 7:00. Jeśli położysz się po 24:00, nie wygrzebiesz się z łóżka co najmniej do 10:00.

Dlaczego? Ponieważ w pierwszej połowie nocy (od ok. 22:30 do ok. 1:30) najłatwiej jest zapaść w fazę snu głębokiego, który najlepiej regeneruje organizm. Późniejsze fazy cyklu snu są już płytsze, a więc nie wypoczywamy dostatecznie dobrze.

Tak więc warto kłaść się wcześniej, aby wstawać wypoczętym i gotowym do pracy.

No chyba, że przychodzi weekend… Raz w tygodniu można poszaleć trochę dłużej. 😉

liceliści

Wstaje nowy dzień!

Stosuj poranne rytuały

W czasach licealnych, każdy poranek wyglądał u mnie dokładnie tak samo. Była to sekwencja czynności, powtarzanych automatycznie.

Niestety na studiach, przez nieregularny plan zajęć, zatraciłem po części tę umiejętność.

Czasami nie zjem śniadania, bo już nie zdążę. Czasami się nie ogolę, bo mi się nie chce. Czasami spóźnię się na autobus, bo przypomni mi się, że muszę jeszcze coś zrobić.

W liceum to się nie zdarzało. Wszystko dzięki wypracowanej sekwencji czynności, powtarzanej każdego dnia.

Poranne rytuały są skuteczne ponieważ po całej sekwencji łatwiej jest się zabrać do pracy.

Obecnie próbuję utworzyć nowy zestaw porannych nawyków, robiąc te 9 rzeczy, które Andrzej Tucholski zaleca robić przed 9 rano. Już widzę, że przynosi to zamierzone rezultaty. Zachęcam Cię do tego samego.

Ćwicz (najlepiej rano)

Okres masowych zwolnień lekarskich mija wraz z przejściem gimnazjalnego buntu. WF w szkole to super sprawa, bo pozwala utrzymać formę, dotlenić organizm i pozbyć się stresu.

W liceum WF często miałem o 7 rano. Była to najlepsza pobudka i dawka energii na resztę dnia.

Zrób sobie 15 minut gimnastyki przed zabraniem się do pracy, albo podczas przedpołudniowej przerwy.

Powtarzaj każdego dnia, a 2-3 razy w tygodniu dołóż do tego bardziej intensywny wysiłek. Wyjdź z kumplem na squasha, idź pobiegać kilka kilometrów, zapisz się na aerobik, albo siłownię, wyskocz na basen.

Wpisz ćwiczenia fizyczne w swój plan dnia. Dostrzeżesz niesamowite korzyści dla swojego organizmu: lepsze samopoczucie, więcej energii, poprawa formy.

Pracuj od rana

Człowiek najbardziej produktywny jest pomiędzy godziną 8:00, a 12:00, czyli kiedy większość nocnych marków powoli budzi się ze snu.

Trzeba podkreślić, że ten okres jest produktywny tylko po dobrze przespanej nocy (patrz punkt drugi). Jeśli po 4 godzinach snu wstaniesz, aby pracować od 8:00, to produktywność będzie raczej marna.

Warto w tym czasie odstawić na bok rutynowe zadania, takie jak odpowiadanie na maile czy wypełnianie dokumentów, a poświęcić się pracy bardziej wymagającej, kreatywnej lub analitycznej.

Plus pracy w godzinach porannych jest taki, że idziesz na obiad o 14:00 i nagle zdajesz sobie sprawę, że wszystkie zaplanowane zadania zostały już wykonane. Jeszcze tylko kilka rutynowych zadań, o których wspomniałem powyżej i masz wolne popołudnie.

Rób częste przerwy w pracy

To nie przypadek, że lekcje w liceum trwają 45 minut. To optymalny czas, w jakim człowiek może utrzymać skupienie i wysoki poziom zaangażowania.

Najwięcej energii do pracy mamy tuż po rozpoczęciu wykonywania zadania i tuż przed zakończeniem. Spójrz na wykres

poziom energii / czas

Gdy pracujemy non-stop…

Jeśli robisz częste, 5-15 minutowe przerwy, umysł traktuje każdy blok, jak osobne zadanie, dzięki czemu wykres energii prezentuje się następująco.

poziom energii / czas

…i gdy robimy przerwy.

Zauważ, że w szkole byłaś najbardziej pobudzona tuż po rozpoczęciu lekcji i potem w oczekiwaniu na dzwonek ją kończący.

Jeśli spędzasz przy biurku 4 godziny do przerwy obiadowej, a potem 4 godziny do wyjścia z pracy, to na pewno robisz to źle. Niektórzy nawet obiad przynoszą sobie do biurka, żeby nie odrywać się od pracy. Przez to pracują bez energii, a co za tym idzie ich praca jest mało produktywna.

A jeśli robisz więcej przerw, umysł pracuje na wyższych obrotach i przez 6 godzin pracy jesteś w stanie zrobić tyle samo, ile bez przerwy przez 8.

Kiedy lekcje/praca się kończy, wyjdź!

Widziałeś kiedyś licealistę, który robi nadgodziny w szkole? Na pewno nie! Bo gdybyś siedział do wieczora w murach liceum, to uznaliby Cię za wariata, zadzwonili na policję i wyrzucili siłą.

Dlaczego więc dajesz sobie przyzwolenie na przeciąganie pracy do północy?

Zrób tyle, ile uda Ci się zrobić w określony czasie, a potem rzuć to wszystko i miej trochę czasu dla siebie.

Czasami trudno jest zostawić niedokończone zadania. Szczególnie jeżeli pracujesz zdalnie. Sam często spędzam przed komputerem 14-16 godzin, ale coraz częściej staram się zrealizować plan dnia w znacznie krótszym czasie, a potem robię coś przyjemniejszego.

Skup się na jednej rzeczy

Dość trudne zadanie w czasach wszechobecnych dystraktorów. Siedząc na nudnym wykładzie, nie sposób nie sięgnąć po telefon i nie sprawdzić Facebooka. Wykonując zlecenie, nie sposób nie przeczytać nowego artykułu na jednym z blogów. Czytając książkę, nie sposób nie odpisać na pojawiające się SMSy.

Tymczasem w liceum było to prostsze: Jak nauka, to nauka. Jak impreza, to impreza. Jak czas wolny, to czas wolny.

Na zajęciach z metodologii organizacji i zarządzania, na studiach uczyli mnie, że najwięcej czasu marnuje się na „przezbrajaniu stanowiska pracy”, czyli najprościej mówiąc, na przechodzeniu z wykonywania jednej czynności do wykonywania innej czynności.

Jeśli ciągle żonglujesz pomiędzy np. projektowaniem grafiki komputerowej, a odpisywaniem na wiadomości na fejsie, to wykonanie obu czynności zajmie Ci znacznie więcej czasu, niż gdybyś najpierw skończył projektowanie, a potem wziął się za odpisywanie.

Jeśli coś robisz, skupiaj się tylko na tym.

Jeśli grasz w piłkę, graj w piłkę.

Jeśli sadzisz marchewki w FarmVille, sadź marchewki.

Jeśli się uczysz, to się ucz.

produktywna praca

Pełne skupienie na jednej czynności!

Aby być na czas, przyjdź 15 minut wcześniej

W liceum czymś oczywistym jest, że jak chce się być na czas, to trzeba być 15 minut wcześniej.

Normalnym też jest to, że czeka się na nauczyciela, a nie odwrotnie.

Jednak ktoś wymyślił coś, co nazwał kwadransem akademickim, a jest to po prostu przyzwolenie na spóźnianie się.

Oczywiście można się tłumaczyć tym, że były korki, autobus nie przyjechał, albo trzeba było reanimować człowieka na ulicy. Z tym że gdyby przyzwolenia na spóźnianie się nie było, nikt nie jechałby na ostatnią chwilę.

Kwadrans akademicki tworzy niezdrowe nawyki. Przez to pierwsze 15 minut zajęć / spotkania / szkolenia (zakreśl dowolne) staje się nieproduktywne, bo czeka się na spóźnialskich.

Tracą na tym oczywiście osoby, które przyszły na czas, bo marnotrawią 15 minut ze swojego życia. Jeśli zmarnują swój cenny czas raz, drugi, trzeci, to potem też zaczynają się spóźniać, bo nie opłaca im się przychodzić na czas. Koło się zamyka.

Czy wiesz, dlaczego reklamy w kinie trwają tak długo?

  1. Reklamodawca płaci za emisję reklamy do określonej liczby odbiorców (a nie do pustej sali).
  2. Ludzie specjalnie się spóźniają, żeby ominąć reklamy.
  3. Wydłuża się czas emisji reklam, aby wszystkie osoby, które przyszły do kina, zobaczyły reklamy.
  4. Ludzie narzekają na zbyt długie reklamy w kinie.

Na spóźnianiu się tracą wszyscy. Całe społeczeństwo! Rozumiesz?

Zrób więc mi przysługę i nie marnuj czasu mojego i swojego (i tej pani z naprzeciwka też), przychodząc 15 minut wcześniej.

Te 15 minut to czas, który można poświęcić na przegadanie wydarzeń dnia poprzedniego z kolegami. Potem zaczyna się lekcja i pozostaje tylko pełne skupienie.

Podstawa to… plan lekcji

Uczeń wie dokładnie, o której zaczyna lekcje, kiedy ma przerwy, a kiedy kończy. Plan jest najlepszą formą organizacji pracy.

Rozpisz sobie, kiedy masz lekcje z pisania tekstów, kiedy lekcje dzwonienia do klientów, a kiedy lekcje z czytania blogów.

Niech Twój plan jak najbardziej przypomina plan lekcji, bo ze względu na to, że pracowaliśmy na nim przez kilkanaście lat szkoły, jesteśmy najbardziej do niego przyzwyczajeni.

Rozpisz sobie swoje zadania w bloki 30-to, 45-cio minutowe, albo godzinne. Pomiędzy blokami zawsze rób kilka minut przerwy.

Trzymaj się tego planu, bo wiedząc kiedy masz przerwy i kiedy kończysz pracę, dużo łatwiej jest się skupić na konkretnej czynności.

Mój plan zadań na ten tydzień wygląda tak:

plan tygodnia

Dużo pracy w tym tygodniu…

Każdy blok, to ok. godzina pracy. Po godzinie robię przerwę i biorę się za następny. Kolorowymi etykietami oznaczam sobie, nad jakim projektem pracuję w danym bloku.

Rób zadania z gwiazdką

Kiedyś byłem dobry z matematyki. Naprawdę!

Zawsze lubiłem robić zadania z gwiazdką. Z kilku powodów:

  • były ciekawe – treść nie ograniczała się do „Oblicz:”. Zadania z gwiazdką miały bardzo często jakieś odniesienie do rzeczywistości, przez co były ciekawsze.
  • były ambitne – ambitne rzeczy mają magiczne działanie: wyzwalają w nas motywację do ich wykonania. W przeciwieństwie do rutynowych zadań, do których sami musimy się motywować.
  • nie trzeba było robić pozostałych zadań – był taki układ: albo liczysz wszystkie nudne przykłady, albo robisz zadanie z gwiazdką. Zawsze wolałem zrobić jedno trudne zadanie niż 30 razy wykonywać te same, monotonne obliczenia.
  • pozwalały lepiej zrozumieć materiał – jak obliczyłeś zadanie z gwiazdką, wszystko inne stawało się prostsze. W życiu jest podobnie – wystarczy zmierzyć się z jakimś dużym problemem, a kilkanaście innych, mniejszych rozwiązuje się samo.

Podejmuj się trudnych rzeczy, bo one najwięcej Cię nauczą. Parzenie kawy na praktykach? Fajnie, bo znasz się na rzeczy, ale nie o to chodzi… Skoordynowanie konferencji na 100 osób ze znanymi w całej Polsce prelegentami? Owszem – trudne, ale wszystkiego się przy tym nauczysz.

W grupie raźniej

Parafrazując słowa Goethego:

„Cokolwiek robisz lub o czymkolwiek marzysz, rób to z przyjaciółmi. Praca w grupie jest 2 razy bardziej przyjemna i 2 razy mniej stresująca”.

Nie ważne czy uczysz się do klasówki z fizyki, czy budujesz rakietę kosmiczną, frajda jest większa, jak robisz to z kolegami i koleżankami. I efekty też jakoś tak szybciej się pojawiają… Poza tym, rzeczy wielkich nie osiąga się w pojedynkę.

 

Którą wskazówkę z tego artykułu uważasz za najbardziej przydatną? Dlaczego? Napisz w komentarzu. Dzięki za poświęcony czas!

Fot.: UTS Library (1), kamera kizi (2), Enokson (5) (cc), archiwum własne (3, 4, 6)